In Kenntnis den medizinischen Befundes und der sozialen Rahmenbedingungen ermittelt der Arzt den Bedarf für ein Hilfsmittel. Dabei strebt der Arzt oder die Ärztin eine möglichst konkrete Anforderungserhebung an das Hilfsmittel an. Am Beispiel der Rollstuhlversorgung wird anhand des Behinderungsgrades und des erwünschten Einsatzgebietes eine Spezifikation vorgenommen. So unterscheidet der Arzt zwischen einem Leicht- und Faltrollstuhl (bei dem die Mitnahmemöglichkeit im Vordergrund steht), von einem Pflegerollstuhl (mit bevorzugter Verwendung im Innenbereich) und verschiedene Formen der Elektrorollstuhlversorgung (für Mobilität mit Selbststeuerung). Die Anforderungserhebung eines Hilfsmittels gelangt an einen Versorgungspartner (Anbieter von Hilfsmitteln, z.B. ein Sanitätshaus). Bei einem einfachen Hilfsmittel erhält der Patient das Rezept direkt ausgehändigt und sucht sich selbständig einen Anbieter. Bei dem Einsatz mehrerer oder komplexer Hilfsmittel ist die Einbeziehung eines Hilfsmittelkoordinators sinnvoll, der einen geeigneten Anbieter identifiziert. Ein Mitarbeiter des Hilfsmittelunternehmens besucht den Patienten zu Hause. Vor Ort klärt der Mitarbeiter, wie die ärztliche Verordnung umzusetzen ist. Aus einer Vielzahl unterschiedlicher Hilfsmittel wird dasjenige Produkt ermittelt, das die patientenseitigen und ärztlichen Anforderungen optimal erfüllt. Der Versorgungsvorschlag wird dem Arzt zur Entscheidung vorgelegt. Das konkrete Produkt (z. B. ein bestimmter Rollstuhl, ein Kommunikationssystem oder maßgefertigtes orthopädisches Schuhwerk) wird nach ärztlicher Zustimmung vom Versorgungspartner zur Verfügung gestellt und durch den Patienten zu Hause ausprobiert. Bei komplexen Hilfsmitteln wird der Patient in die Benutzung eingewiesen und im Beisein der Angehörigen geschult. Nach Abschluss der Schulungs- und Testphase entsteht ein Versorgungs- und Erprobungsprotokoll, das den Erfolg oder den Nachbesserungsbedarf der Hilfsmittelversorgung protokolliert. Das Protokoll geht an den verordnenden Arzt und den Kostenträger (Krankenkasse). Bei einem unklaren Nutzen oder hohen Kosten legt die Krankenkasse das Versorgungskonzept dem MDK zur Prüfung vor. In der Mehrheit folgt der MDK dem ärztlichen Vorschlag und dem technischen Umsetzungskonzept des Versorgungspartners. Bei einem Klärungsbedarf seitens des MDK wird der verordnende Arzt kontaktiert, um eine Stellungnahme zu strittigen Teilen der ärztlichen Verordnung zu erhalten. Bei einer komplexen Versorgung ist es möglich, dass der Arzt zu Stellungnahmen über verschiedene Hilfsmittel und Medizinprodukte aufgefordert wird. An dieser Stelle ist die Einbeziehung einer Koordinierungsgesellschaft (wie z.B. AmbulanzPartner) vorteilhaft, da eine Koordinatorin die notwendigen Dokumente von Ärzten, Hilfsmittelversorgern und ggf. des Patienten zusammenstellt, die Zeitfristen überwacht und an den Kostenträger weiterleitet. In bestimmten Fällen wird die ärztlich rezeptierte Hilfsmittelversorgung abgelehnt. Gründe der Ablehnung sind Zweifel des Kostenträgers an der Notwendigkeit des spezifischen Hilfsmittels und ungünstige Vertragsbedingungen der Krankenversicherung, die eine komplexe Hilfsmittelversorgung nicht beinhalten. In diesem Fall kann zunächst der Patient in den Widerspruch gehen. Auch in dieser Situation ist die Unterstützung durch einen Hilfsmittelkoordinator von Nutzen (Einhaltung von Fristen und Formalien, Hilfe bei der Formulierung von Widerspruchsschreiben). Die absolute Mehrheit der ärztlichen Verordnungen wird durch die Kostenträger bewilligt und führt zu einer effektiven Hilfsmittelversorgung. Nur im Ausnahmefall wird die Kostenübernahme abgelehnt, so dass eine private Kostenübernahme als Selbstzahler oder das Beschreiten des Rechtsweges über das zuständige Sozialgericht in Frage kommen. Der Prozess der Kostenübernahme kann mehrere Wochen oder Monate betragen, so dass bei einer hohen Dringlichkeit die Hilfsmittel auf Leihbasis vom Versorger bereits vor der Kostenübernahme bereitgestellt werden. Nach Eingang der formalen Kostenübernahme durch die Krankenversicherung gehen die bewilligten Hilfsmittel in ein permanentes Nutzungsverhältnis über.

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